Zebrane niżej wnioski służyły autorowi, analitykowi wywiadu, jako ogólne reguły, jakimi kierował się w swojej pracy. Jakkolwiek pomyślane dla początkujących adeptów rzemiosła, zaś dla doświadczonych analityków mogą brzmieć jak oczywista oczywistość, powinny stanowić coś na kształt podręcznych wskazówek, pomocnych w ramach codziennej rutyny.
Reguły te mogą okazać się przydatne zawsze tam, gdzie trzeba poddać analizie jakiś problem, rezultatem czego miałby być konkretny, czytelny i wystarczająco treściwy raport.
1/ Wierz swojemu profesjonalnemu osądowi
Zawsze bądź gotów wysłuchać alternatyw i innych punktów widzenia, jeżeli jednak jesteś pewien, że za twoją oceną stoją fakty, nie odpuszczaj. To, że ktoś jest twoim przełożonym, lub w inny sposób stoi wyżej w hierarchii, nie znaczy, że wie lepiej. W konkretnej sytuacji to ty zebrałeś dane, to ty zgłębiłeś problem.
2/ Bądź agresywny i nie bój się popełniać błędów
Każdy jest w stanie opisać to, co widać w danych, zreferować znane fakty. Analityka polega jednak na wykraczaniu poza znane informacje – nie mówimy tu o wróżbiarstwie, tylko o logicznym i rygorystycznym postępowaniu, które prowadzi do zrozumienia, co zebrane fakty oznaczają. Nie boj się przewidywać, nie bój się że możesz popełnić błąd. Jeżeli masz rację w większości wypadków – znaczy to, że dobrze wykonujesz robotę. Jeśli jednak masz rację zawsze, nie wykonujesz swojej pracy.
3/ Lepiej się mylić niż tkwić w błędzie
Jedną z najtrudniejszych rzeczy jest przyznanie, iż twoje pierwotne analizy i wnioski były błędne. Jeżeli nowe dane wskazują, że się mylisz, musisz wykonać korektę lub całkowicie odrzucić wcześniejsze ustalenia. Robisz to w oparciu o konkretne informacje, w zakresie jaki wyznacza pewność tych informacji.
4/ Unikaj odzwierciedlania
Odzwierciedlanie polega na projekcji, czy prościej wszyciu, swojego własnego procesu myślowego i systemu wartości w proces myślowy lub wartości innego człowieka lub instytucji, organizacji. Jest to jedno z krytycznych zagrożeń analitycznych. Różnice kulturowe, etyczne, religijne i polityczne mają znaczenie. To, że dany ciąg zdarzeń wydaje się sensowny i logiczny dla ciebie, wcale nie oznacza, że inna strona postrzega go podobnie. Różnixe mogą wystąpić w zakresie wskazanych wcześniej obszarów, druga strona może także nie mieć kompletnej wiedzy lub ulegać złudzeniom lub podatnościom na błąd.
5/ Informacje wywiadu nie mają żadnego znaczenia, jeśli nie są dystrybuowane
Nie ma znaczenia ile i co wiesz, jeżeli nie jesteś w stanie efektywnie i we właściwym czasie tego przekazać. Sztuka polega na tym by nie tylko wiedzieć, ale także kiedy, komu i jak przekazać.
6/ Koordynacja działań jest niezbędna, jednak nie wszystko da się sprowadzić do wspólnego mianownika
Zgrywamy różne kanały po to by dostarczyć najlepszy możliwy produkt, zmieniając informacje wywiadowcze w informacje wywiadu. Jednak jak ktoś zauważył „powszechna zgoda jest ważna, i faktycznie jest kluczem pozwalającym poruszyć okręt w sensowy i podlegający znanym regułom sposób. A jednak pełna zgoda wcale nie musi oznaczać słuszności i prawidłowej oceny sytuacji. Różnice analityczne zdarzają się. Jeżeli zakładasz że masz rację, nie zgadzając się z koordynatorem, powinieneś uwzględnić tę kontrowersję w swojej analizie – jeśli byłoby to konieczne, zrób przypis. Nigdy jednak nie porzucaj swoich własnych osądów, tylko po to by „była zgoda”.
7/ Jeżeli wszyscy zgadzają się na temat jakiegoś problemu, coś z całą pewnością poszło nie tak
Bardzo rzadko się zdarza by analitycy byli w pełni zgodni. Jeżeli do czegoś takiego dochodzi, to dobry czas by zacząć się martwić. Oczywiście wszyscy możecie mieć rację, ale równie dobrze mogliście ulec grupie, myśleniu zawężonemu tylko do wspólnie podejmowanych opcji. Różnice w poglądach na sprawę są zdrowe, gdyż zmuszają wszystkie strony do wytężonej pracy intelektualnej, która miałaby pomóc w wykazaniu przewagi, jednego z dostępnych wariantów.
8/ Odbiorcę nie obchodzi ile wiesz, tylko to co jest dla niego istotne
Nie ma potrzeby popisywać się erudycją i głębokim zrozumieniem problematyki. Niepożądane jest także przeładowywanie informacji wywiadu faktami i szczegółami. Odbiorcę obchodzi jedynie to, co go interesuje, to co powinien wiedzieć podejmując konkretne decyzje. Nadmierna szczegółowość sprawia, że obraz jest nieczytelny, o ile w ogóle możliwy do przyswojenia.
9/ Nie dopuść by forma przerosła nad treścią
Klienta nie interesuje to jak pięknie wygląda raport i z jakich części będzie się składał i jak pięknie będzie wyglądał. Jego interesują konkretne fakty i wnioski końcowe, podane wtedy kiedy są najbardziej potrzebne – przed decyzją, podane w sposób jasny i zrozumiały. Właśnie ze wg na wymiar czasowy, szkoda tracić czas na piękną edycję – liczy się jedynie czytelne zakomunikowanie tego, co jest potrzebne odbiorcom. Nie znaczy to oczywiście, że można sobie pisać byle co i byle jak, czy rezygnować z recenzji – jednak procesy te nie powinny przesłonić najważniejszego celu: stworzenia i dostarczenia na czas informacji wywiadu.
10/ Wszystkie informacje, których potrzebujesz, pozyskuj agresywnie i z całą stanowczością
Wywiad ma unikalną zdolność do pozyskiwania ekskluzywnych informacji. Będzie to jednak bez znaczenia, jeżeli analityk będzie siedział przed ekranem swojego komputera biernie czekając na dopust Boży i informacje potrzebne do pracy. Jeżeli stoi przed tobą jakiś problem, i nie ma dotyczących go informacji, lub te które się okazały się niewystarczające zrób wszystko co konieczne by uruchomić źródła i pozyskać to czego potrzebujesz. Jako analityk wiesz czego potrzebuje odbiorca (czasem nawet lepiej niż on sam), i kto może dostarczyć ci to czego potrzebujesz ty sam. Jeżeli zrezygnujesz z zadaniowania i udzielania informacji zwrotnych, zawalisz bardzo ważny obszar swoje własnej pracy, a ostatecznie pogrążysz rezultaty.
11/ Nie przeżywaj nadmiernie edycji
Jeśli zmiany w procesie edycji nie wpływają na znaczenie tego, co chciałeś przekazać, z wdzięcznością przestań się nimi zajmować. Jeśli jednak cokolwiek zmieni sens twojej pierwotnej wypowiedzi, nie wahaj się tego oprotestować.
12/ Poznaj inne działające na tym samym polu organizacje, z każdym utrzymuj kontakty
Nikt nie ma monopolu na prawdę ani na wszystkie możliwe informacje. Dlatego dobrze jest nie tylko wiedzieć o swoich odpowiednikach w innych organizacjach, ale także utrzymywać z nimi kontakty. Jeżeli nie konkurujecie, możesz powiadomić o tym nad czym pracujesz, sam także pozyskuj informacje na temat tego co robią. Kontaktuj się z nimi względnie często, np. kilka razy w miesiącu, nie tylko wtedy kiedy ty sam czegoś potrzebujesz, zbuduj relację. Wskazówką może być umiejętność rozpoznania głosu konkretnych osób w rozmowie telefonicznej – jeżeli nie jesteś w stanie tego zrobić, nie kontaktujesz się z nimi wystarczająco często. Twoim celem jest lepszym dostępem do informacji, lepszym produktem końcowym, rzadszym dublowaniem nakładów (lepszą ekonomiką pracy), rzadszymi konfliktami interesów i lepszymi wynikami kooperacji.
13/ Nigdy nie dopuszczaj do tego by kariera była ważniejsza od roboty
Twoją główną odpowiedzialnością jest dostarczenie produktu najwyższej jakości. Najlepszej informacji wywiadu, opracowanej w oparciu o dostępne dane wywiadowcze. Czasem wymaga to ruchów, które nie przysporzą popularności czy to wśród kolegów, czy przełożonych. Dbaj o to by zabiegi związane z budowaniem przyszłej kariery nie przesłoniły ci dążenia do opracowania możliwie najlepszego produktu, w sprawie którą w danym czasie się zajmujesz.
14/ Bycie analitykiem to nie konkurs popularności
Niektóre z twoich opracowań mogą być niepopularne czy wprost niepożądane, szczególnie przez decydentów niezadowolonych z tego, iż informacje wywiadu miałyby pokrzyżować ich własne cele i plany. Koordynacja i docieranie wspólnego stanowiska, także nie przysparza sojuszników. Jednak głównym celem jest dążenie do prawdy a nie budowanie klubu adoratorów.
15/ Wreszcie na koniec, nie traktuj swojej pracy zbyt poważnie
Losy świata było nie było nie ciążą wyłącznie na twoich ramionach. Zawsze też jest więcej pracy niż czasu, jaki jest od dyspozycji. Dbaj o równowagę między pracą i wypoczynkiem, dbaj o siebie i swoją rodzinę. Robisz po prostu swoją robotę. Nie jesteś przecież jakimś krzyżowcem...
opracowanie,
Pan Szary